Häufig gestellte Fragen

Wer ist am Healthcare Content Data Portal beteiligt?
  • P.E.G. Einkaufs- und Betriebsgenossenschaft eG (Project Owner)
  • Prospitalia GmbH (Project Owner)
  • Sana Klinik Einkauf GmbH (Project Owner)
  • Bayard Consulting (als IT-Partner)
Was ist der Zweck des Healthcare Content Data Portals?

Ziel ist der Aufbau eines unabhängigen Branchenstammdatenpools als NON-Profit-Initiative, um quantitativ und qualitativ hochwertige Daten für die Healthcare-Branche und deren Prozesse bereitzustellen.

Für welche Zielgruppe ist das HCDP gedacht?

Das HCDP ist zum einen für Hersteller, Lieferanten, Händler und Logistiker gedacht, zum anderen für die beteiligten Einkaufsgemeinschaften. Diese wiederum können die Produktstammdaten über Ihre eigenen Systeme den bei ihnen angeschlossenen Einrichtungen zur Verfügung.

Wer hat Zugriff auf die hinterlegten Stammdaten bzw. kann diese einsehen?
  • Während der Bearbeitung der Stammdaten hat nur der jeweilige Hersteller/Lieferant/Dienstleister auf seine Daten Zugriff.
  • Nach dem COVIN-Validierungsprozess im HCDP sowie der Veröffentlichung der Produktstammdaten, haben alle beteiligten Einkaufsgemeinschaften uneingeschränkten Zugriff auf die validen Produktstammdaten. Später im Prozess können die entsprechend angeschlossenen Einrichtungen auf Nachfrage die Stammdaten in den jeweiligen Systemen der EKGs einsehen.
Welche Katalogdatenformate werden unterstützt?
  • GHX Produktkatalog 4.0
  • BMECat 2005
  • GS1-XML CIN 2.3
  • GS1-XML CIN 3.1

Weitere Formate können auf Nachfrage – bei der verantwortlichen EKG – im Lenkungskreis des Portals geprüft und ggf. umgesetzt werden.

Wie verläuft der Import- und Exportprozess der Stammdaten?

Grundsätzlich beinhaltet der Zugang die Möglichkeit, Datensätze im HCDP (Stammdatenpool) selbst manuell einzupflegen, was insbesondere kleine und mittelständische Hersteller/Lieferanten/Dienstleister interessieren könnte.

Für die manuelle Erfassung von Stammdaten bietet HCDP einen intuitiv nutzbaren Editor. Der Editor bildet das ausgewählte Datenmodell ab und lässt sich für jeden Nutzer individuell anpassen.

So kann die Erfassungsmaske auf genau die Eingabefelder reduziert werden, die für den jeweiligen Nutzer relevant sind, überflüssige Eingabefelder werden einfach ausgeblendet. Das steigert die Anwenderfreundlichkeit erheblich.

Der Editor zeigt auch, inwiefern die erfassten Stammdaten den definierten Datenqualitätsregeln entsprechen – eine falsche Eingabe der Stammdaten löst sofort eine Fehlermeldung aus.

Selbstverständlich kann auch ein automatisierter Upload erfolgen, sofern Hersteller/Lieferanten/Dienstleister eines der dafür angebotenen Formate bedienen können. Sollten weitere Formate gewünscht sein, prüfen die HCDP-Partner den Aufwand und entscheiden gemeinsam über die Realisierung.

Der HCDP bietet Nutzern ein umfangreiches Reporting, das die Datenqualität darstellt, Fehler aufzeigt und prüft, ob alle geforderten Mindestangaben enthalten sind. Hier spielt es keine Rolle, ob Hersteller/Lieferanten/Dienstleister die Daten manuell oder automatisiert in den HCDP hochladen.

Erst wenn die Qualitätsanforderungen laut COVIN erfüllt sind, lassen sich die Produktstammdaten in den EKG-übergreifenden Datenpool veröffentlichen.

Nach einem initialen Upload nimmt das System nur noch Updates an, komplette Datensätze lassen sich nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Abstimmung einpflegen.

Es gibt grundsätzlich keine Beschränkung in Bezug auf die Anzahl von Artikeln, diesen Punkt werden die Projektbeteiligten auch noch im direkten Dialog mit den Nutzern abstimmen.

Anbindungen an andere Datenpools sind zum Start nicht geplant, bei Bedarf werden die HCDP-Partner diese Option diskutieren.

Die weitere Verwendung und der Export der eigenen validierten Daten aus dem Portal sind kostenlos und stehen jedem Nutzer frei.

Wer ist Ansprechpartner für die Hersteller / Lieferanten / Dienstleister?

Jeder am HCDP teilnehmende Hersteller / Lieferant / Dienstleister wird durch eine der beteiligten EKG in Patenschaft genommen und erhält somit einen festen Ansprechpartner.

Ist die Nutzung des HCDP mit Kosten für die Hersteller / Lieferanten / Dienstleister verbunden?

Die Nutzung ist kostenfrei, sofern der zur Verfügung gestellte Zugang, die Funktionalität des manuellen Daten-Uploads in den bereitgestellten Formaten und die umfangreichen Funktionalitäten für eine eigene Datenbearbeitung genügen; der jeweilige Pate der EKG kann ggf. unterstützen.

Für den Fall, dass eine automatisierte Verarbeitung von Daten aus PIM-Systemen der Hersteller / Lieferanten / Dienstleister oder aus einem anderen Datenpool erfolgen soll, wird aus lizenzrechtlichen Gründen eine geringe monatliche Nutzungsgebühr gegenüber Bayard Consulting fällig. Bitte wenden Sie sich für mehr Informationen direkt an Bayard Consulting.

Sollten Nutzer eine umfangreichere Unterstützung wünschen, halten die Projektbeteiligten einen Dienstleistungskatalog von Bayard Consulting bereit. Interessierte sprechen bitte ihren Paten dazu an.

Wie erfolgen die Aufschaltung und das Onboarding der Hersteller / Lieferanten / Dienstleister?

Die drei beteiligten EKGs tragen die Stammdaten der potenziellen Hersteller/Lieferanten/Dienstleister gemeinsam zusammen und halten diese stets aktuell. Hierfür teilen die EKGs die Hersteller/Lieferanten/Dienstleister paritätisch auf.

Die jeweils verantwortliche EKG wird proaktiv auf die Hersteller/Lieferanten/Dienstleister zukommen und die Details abstimmen, z.B. bei Fragen wie „Wer ist der Ansprechpartner?“, „Wer soll den Portal-/Plattformzugang erhalten?“ etc.
Die Hersteller/Lieferanten/Dienstleister müssen nicht selbst aktiv werden! Nach Klärung der Details schließen sie mit der verantwortlichen EKG eine Vereinbarung bezüglich der Datenbereitstellung und der Nutzung des HCDP. Darin sind die gegenseitigen Rechte und Pflichten abschließend geregelt. Mit Herstellern/Lieferanten/Dienstleistern, die bereits während der Pilotphase involviert sind, wird hierüber eine gesonderte Vereinbarung geschlossen.

Die Anlage im System erfolgt durch den EKG-Ansprechpartner. Hersteller/Lieferanten/Dienstleister erhalten dann kurzfristig ihre Zugangsdaten.
Jeder Hersteller/Lieferant/Dienstleister erhält EINEN kostenlosen Zugang zum HCDP, basierend auf der Plattform SyncManager im cloudbasierten Stammdatenpool von Bayard Consulting. Bei Bedarf können selbstverständlich weitere Zugänge bereitgestellt werden, diese sind dann allerdings kostenpflichtig.

Falls Hersteller/Lieferanten/Dienstleister eine intensivere Unterstützung bei der Bereitstellung von Daten benötigen, egal ob initial oder dauerhaft, können sie mit Bayard Consulting einen direkten Vertrag schließen. Bei Interesse an diesen Leistungen wenden Sie sich bitte an Bayard Consulting.

Der jeweilige User eines Herstellers/Lieferanten/Dienstleisters erhält eine Kurzschulung und kann ab diesem Zeitpunkt Daten in den Stammdatenpool manuell oder automatisiert hochladen. Für Rückfragen steht der Ansprechpartner der jeweils verantwortlichen EKG zur Verfügung.

An wen können Sie sich bei Fragen zum HCDP bzw. (technischen) Problemen wenden? Wie wird der Support sichergestellt?

Zunächst wenden sich Nutzer an den jeweiligen Paten, der dann ggf. den Support von Bayard Consulting kontaktiert.

Bei zusätzlichen, direkt bei Bayard Consulting beauftragten Leistungen ist der Support dort zu kontaktieren.

Wie können Sie sich über Neuigkeiten zum Healthcare Content Data Portal auf dem Laufenden halten?
  • Über die Website
  • Durch den Kontakt zum Paten
  • Durch ein Newsletter-Abo
Können Kliniken und andere Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen auch Daten direkt aus dem HCDP beziehen?

Der Bezug von Daten ist derzeit ausschließlich aus den Systemen der EKGs vorgesehen.

Wie ist der Stammdatenpool technisch aufgebaut?
Wie ist die Datensicherheit der Stammdaten gewährleistet?
  • Beim HCDP handelt es sich um eine Cloud-basierende SaaS-Lösung.
  • Die HCDP-Partner verwenden ausschließlich ein mit 256 Bit SSL-verschlüsseltes HTTPS-Protokoll.
  • Passwörter werden nur verschlüsselt gespeichert.
  • Das Healthcare Content Data Portal HCDP entspricht der EU-DSGVO.
  • Alle hochgeladenen Datensätze der Hersteller/Lieferanten/Dienstleister sind voneinander abgegrenzt. Es besteht keine Möglichkeit, dass Hersteller/Lieferanten/Dienstleister gegenseitig Einblick in Daten erhalten.
Welche eCl@ass-Versionen nimmt das HCDP an?

Das HCDP nimmt immer das aktuelle und das vorherige Major Release an.

Kann das HCDP genutzt werden um nach ecl@ss zu klassifizieren und Merkmale auszuprägen?

Ja, das HCDP beinhaltet einen umfangreichen Klassifizierungseditor. Zur Nutzung ist eine gültige eCl@ss Lizenz seitens des Herstellers / Lieferanten / Händler / Logistiker erforderlich.

Werden im Stammdatenpool Preise genannt?
  • Nein, aus wettbewerbsrechtlichen und Datenschutz-Gründen werden weder EKG-Preise noch Listenpreise entgegengenommen.
  • Preise sind weiterhin direkt über den mit der jeweiligen EKG vereinbarten Weg zu senden.
Wer ist für die fortlaufende Betreuung und Verwaltung des Stammdatenpools zuständig?
  • Für die Betreuung ist der jeweilige Pate zuständig.
  • Für alle weiteren Themen ist der aus den EKGs bestehende Lenkungsausschuss zuständig.
Welche Vorteile bietet die Nutzung des HCDP?
  • Die Nutzung ist kostenfrei.*
  • Nutzer profitieren von der direkten Unterstützung durch die Paten.Die einfache Nutzeroberfläche erlaubt die intuitive Anwendung.
  • Ein Datenpool für ca. 70 Prozent des Klinikmarktes ist verfügbar.
  • Es besteht eine Anbindung an den GDSN-Datenpool für den internationalen Markt.

* Siehe Frage „Ist die Nutzung des HCDP mit Kosten für die Hersteller / Lieferanten / Dienstleister verbunden?“

Ist in Planung, dass HCDP an andere Datenpools anzubinden?
  • Es besteht eine Anbindung an den GDSN
  • Per REST-API (https) im JSON Format
  • Weitere Anbindungen sind in individueller Absprache möglich.
An wen können Sie sich wenden, wenn Sie intensivere Unterstützung bei der Stammdatenbereitstellung benötigen?

Hersteller/Lieferanten/Dienstleister wenden sich bitte Immer an den jeweiligen Paten der EKG.

Welche Warengruppen werden im Healthcare Content Data Portal nicht abgebildet?

Die HCDP-Partner schließen im ersten Schritt nur Lebensmitteldaten aus.

Wo erhalten Sie Infomaterial zum Stammdatenpool?
  • Unter www.hcdp.eu
  • Bei den Paten der EKGs
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen wird es geben?

Außer den Anbindungen an andere Datenpools und an die PIM-Systeme der EKG sind keine weiteren geplant.

Wird es (Online-) Schulungstermine bzw. Vorstellungen des Systems für die Hersteller / Lieferanten / Dienstleister geben?
  • Basierend auf den Erfahrungen der Pilotphase werden die EKGs in noch zu bestimmenden Abständen Webinare abhalten und diese als Aufzeichnung online zur Verfügung stellen.
  • Die jeweiligen Paten führen eine Kurzschulung durch, zudem steht eine Online-Hilfe zur Verfügung.
Ist es möglich, das vollständige Validierungsregelwerk des Stammdatenpools einzusehen?

Die Validierungsregeln können angefordert oder auf der Website eingesehen werden.
Die Validierungsregeln auf der Website sind immer aktuell und stehen dort auch als Download zur Verfügung.

Können Hersteller / Lieferanten / Dienstleister Vorschläge oder Hinweise zur Weiterentwicklung der Validierungsregeln geben?

Vorschläge und Hinweise sind jederzeit willkommen und werden in jedem Fall objektiv geprüft.

Wird es eine Limitierung der Artikelanzahl pro Hersteller/Lieferant/Dienstleister geben?

Nein. Die Anzahl und den sinnvollen Umgang damit werden die Paten noch individuell mit den jeweiligen Herstellern/Lieferanten/Dienstleistern besprechen.

Wird es eine vertragliche Regelung geben?

Ja, es gibt eine Vereinbarung, die die relevanten Punkte regelt.
Diese legt der Pate den Herstellern/Lieferanten/Dienstleistern vor der Nutzung des HCDP zur Sichtung und Unterschrift vor.

Welche Hardware- und- Softwarevoraussetzungen bestehen?

Notwendig für die Nutzung sind

  • Ein Computer mit Internetanbindung und Browser
  • Mind. 1 GB Arbeitsspeicher

Folgende Browser werden unterstützt

  • Google Chrome
  • Firefox
  • Internet Explorer (ab V 9), empfohlen V11.0
  • Safari
Ist es möglich, die Stammdaten über verschiedene Wege zu liefern?
Sollten Sie Ihre Daten über GDSN zur Verfügung stellen, wird kein dedizierter HCDP Zugriff bereitgestellt. Die Daten aus GDSN müssen vollständig sein und den Anforderungen von COVIN entsprechen. Es ist nicht möglich, fehlende Artikeldaten manuell direkt im HCDP zu ergänzen.
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